Helaas maar waar: een datalek is inmiddels dagelijkse praktijk. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens komen de meeste meldingen van de zorgsector, de financiële sector en het openbaar bestuur. Elke dag krijgt de AP maar liefst 25 meldingen van datalekken! En het aantal groeit nog altijd.
Het gaat te vaak mis.
Een datalek betekent: meteen in actie. En als het om gevoelige data gaat, ook met crisiscommunicatie. De media zit er dan bovenop en is boordevol vragen. En dat gaat niet altijd goed…
Een reden dat het mis gaat is traag reageren, of zelfs helemaal niet. In de hoop dat het wel overwaait. Of vanuit een vaak fout toegepaste tegelwijsheid: als je geschoren wordt moet je stil zitten. Met als gevolg speculaties en geruchten waarop je dan weer moet reageren…
Niet zelden wordt ook het perspectief van de klant vergeten, en is de media zélf de focus van je crisiscommunicatie. Wat automatisch resulteert in teveel “ik” en te weinig “wij”.
Nog erger: soms is het verhaal aan de media misleidend of zelfs gewoon niet waar. Of je gaat zelf al speculeren over bv de schuldvraag. De (overigens juiste) intentie om media te helpen met een goed en snel antwoord is hier vaak de oorzaak, maar je bereikt het tegendeel.
Wat moet je wél doen in geval van een datalek: top 5 tips
- Heel basaal: roep onmiddellijk je crisisteam bij elkaar. Meteen. Als het goed is ben je voorbereid en weet je wie daarin zitten. En begin met tip 2 en 3:
- Achterhalen van de waarheid: wat is er precies gebeurd. Zet daar meteen de goede mensen op. En laat je direct informeren van alle ontwikkelingen.
- Direct een standby statement maken: wat zeg je als media NU belt? Meteen paraat hebben. En nóg beter: neem regie en informeer zelf de media. Dan hoef je niet te reageren op de eerste speculaties en geruchten, maar bepaal jij het beeld.
- Moet je voldoen aan de Meldingsplicht van de AP? En worden de betrokkenen ook geïnformeerd? Dan is (een deel van) de buitenwereld al op de hoogte en moet je sterk overwegen om zelf direct naar buiten te gaan met het nieuws.
- Richt ergens een plek in waar iedereen, alle betrokkenen bij de crisis, informatie kunnen vinden. Die continue up-to-date gehouden wordt. Zo hou je regie.
Als laatste nog de belangrijkste regel in crisiscommunicatie: Tell The Truth. Nooit zelf speculeren, alléén feiten communiceren die je zelf zeker weet!
Onderstaande artikel is eerder als eerste gepubliceerd op LinkedIn https://www.linkedin.com/pulse/help-ik-heb-een-datalek-top-5-tips-om-je-reputatie-te-willem/
